Como fazer o inventário de computadores da empresa
O que registrar, por onde começar e por que a planilha desatualiza — um roteiro para quem vai organizar o parque pela primeira vez.
Em algum momento alguém pergunta “quantos computadores a gente tem?” e a resposta honesta é “uns quarenta, acho”. Este texto é para quem recebeu a tarefa de transformar o “acho” em uma lista confiável.
O que um inventário precisa responder
Antes de escolher ferramenta, liste as perguntas que você quer conseguir responder:
- Quantos computadores existem, e de que tipo?
- Qual é o número de série e o modelo de cada um?
- Quanto de memória e de disco cada um tem? Que versão do Windows?
- Com quem está e em que setor?
- Quais programas estão instalados?
- O que mudou desde a última conferência?
Se a lista que você montar não responder a essas perguntas, ela é um cadastro, não um inventário.
Os campos que valem a pena
Identificação. Nome do computador, fabricante, modelo e número de série. O número de série é o que liga o equipamento físico ao registro; nome de computador muda, série não.
Configuração. Processador, memória total, tamanho e tipo de disco, sistema operacional com a versão. É o que decide se a máquina aguenta mais um ano.
Localização e responsável. Setor, filial, pessoa que usa. É a parte que mais desatualiza e a mais útil no atendimento.
Programas. Nome e versão. Dois computadores com versões diferentes do mesmo programa explicam muito chamado estranho.
Datas. Quando o equipamento entrou e quando foi visto pela última vez.
Três formas de coletar
À mão. Ir de mesa em mesa com uma planilha. Funciona para dez máquinas e uma vez. O problema não é o levantamento, é a manutenção: a planilha começa a envelhecer no dia seguinte.
Com um script. Um script que roda em cada computador e grava um arquivo com as informações. Resolve a coleta, mas alguém precisa executar, juntar os arquivos e repetir tudo periodicamente.
Com um agente. Um programa instalado em cada máquina que envia as informações a um painel e reenvia quando algo muda. É o que mantém o inventário vivo sem depender de alguém lembrar.
Por onde começar
- Defina o escopo. Só estações de trabalho? Notebooks de quem trabalha de casa entram? Decida antes.
- Escolha uma convenção de nomes para os computadores e aplique nos novos. Não tente renomear tudo no primeiro dia.
- Colete o que é automático primeiro. Hardware, sistema e programas saem da própria máquina.
- Complete o que é humano depois. Setor, responsável e número de patrimônio precisam de alguém que saiba.
- Marque as exceções. Máquina emprestada, equipamento em manutenção, computador de uso compartilhado.
Os erros mais comuns
- Inventariar e esquecer. Um inventário sem atualização vira desinformação com cara de documento oficial.
- Confiar no nome do computador. “NOTE-JOAO” continua com esse nome três donos depois.
- Ignorar o que saiu. Computador vendido, doado ou roubado precisa sair da lista, com data.
- Guardar dado demais. Colete o que você vai usar. Cada campo a mais é um campo a manter.
Como saber se está funcionando
Faça o teste um mês depois: escolha cinco computadores ao acaso e confira o registro com a máquina real. Se bater, o processo está de pé. Se não bater, o problema raramente é a ferramenta — é o caminho pelo qual as mudanças chegam (ou não chegam) ao inventário.